Liens vers les sites des éditeurs, sans surcoût pour vous ni impact sur nos notes. À fonctions comparables, notre classement privilégie la transparence tarifaire, la complétude (OCR, indemnités kilométriques, export comptable) et l'adéquation aux TPE-PME françaises.
L'essentiel en 30 secondes. Pour un indépendant, Jenji Solo est gratuit, indemnités kilométriques comprises. Pour une TPE-PME qui veut un prix affiché, N2F est le plus lisible (dès 5,10 € HT/util./mois). Pour équiper une équipe de cartes et capturer la dépense à la source, Pleo démarre à 4 €/mois et Mooncard automatise jusqu'à l'écriture comptable. Attention : Expensya, Spendesk et Mooncard ne publient aucun tarif, tout se négocie sur devis.
N2F, le meilleur rapport transparence-fonctions. L'éditeur français (N2JSOFT, Bourg-en-Bresse) affiche ce que la moitié du marché cache : un prix public, dès 5,10 € HT/utilisateur/mois en facturation annuelle. Le scan OCR des reçus est illimité dès le premier plan, les indemnités kilométriques sont intégrées, et l'archivage à valeur probante est disponible en option (1,50 €/util./mois) pour dématérialiser les justificatifs. Les workflows de validation paramétrables demandent en revanche un plan supérieur.
Jenji, le gratuit des indépendants devenu Silae Expense. Son offre Solo est la seule 100 % gratuite du comparatif, réservée aux indépendants, avec traitement automatique des reçus et indemnités kilométriques. Depuis son rachat par Silae (la référence des moteurs de paie), l'offre entreprise devient « Silae Expense », facturée à l'utilisateur mais sans montant public : les TPE devront demander un devis.
Pleo, la carte qui remplace la note de frais. Le pari danois : donner une carte physique ou virtuelle à chaque collaborateur, pour que la dépense soit enregistrée au moment du paiement, reçu photographié à l'appui. À 4 €/mois pour démarrer (1 utilisateur, 3 maximum), c'est le ticket d'entrée le plus bas des solutions à cartes. Vérifiez le plan : remboursements et indemnités kilométriques n'arrivent qu'avec l'offre Essential.
Qonto, la gestion des dépenses intégrée au compte pro. Si votre banque pro est déjà Qonto, sa gestion des dépenses d'équipe (cartes physiques et virtuelles, validations, exports comptables) évite d'ajouter un outil. Comptez le plan adapté à votre équipe et, pour le contrôle avancé des dépenses, un add-on à 39 €/mois HT. Ce n'est pas un logiciel autonome : sans compte Qonto, passez votre chemin.
Mooncard, la carte qui va jusqu'à l'écriture comptable. Cartes paramétrables, OCR intelligent, indemnités kilométriques et surtout des écritures comptables générées automatiquement : la promesse d'automatisation est la plus complète du segment cartes. Revers assumé : aucun tarif d'abonnement public (seule l'émission de carte à 10 € est affichée), tout passe par un devis.
Spendesk, la plateforme des équipes finance. Utilisateurs illimités sans facturation par tête, cartes sans frais mensuels, workflows d'approbation, factures fournisseurs et budgets : Spendesk dépasse la note de frais pour couvrir toute la dépense d'entreprise, avec un agrément ACPR français. Son modèle tarifaire (prix fixe + frais au volume, sur devis) le destine aux PME et ETI structurées.
Expensya, l'OCR historique passé chez Medius. Sa technologie OCR+ reste une référence pour lire automatiquement les reçus, et des cartes de paiement existent en add-on. Mais depuis son intégration au groupe Medius, plus aucun prix n'est publié et l'ancienne offre TPE en libre-service a disparu de la page tarifs. À considérer surtout dans un contexte PME-ETI.
Cleemy, le module frais de la suite Lucca. Pour les PME déjà équipées de la suite RH Lucca (paie, absences, entretiens), le module « Frais professionnels » s'intègre naturellement, à 5,81 € HT/déclarant/mois, un prix public rare sur ce segment mais affiché pour les entreprises de 100 collaborateurs et plus ; les TPE passent par un devis, et le détail public du module reste mince.
Logiciel dédié, carte intelligente ou module intégré ?
Le marché se répartit en trois familles, et le bon choix dépend de qui dépense dans votre entreprise.
Le logiciel dédié (N2F, Jenji, Expensya) traite la note de frais classique : le collaborateur avance l'argent, photographie le reçu, se fait rembourser. C'est la famille la plus simple à déployer et la seule pertinente si vos frais sont surtout des indemnités kilométriques et des remboursements.
La carte intelligente (Pleo, Mooncard, Spendesk) inverse la logique : l'entreprise n'avance plus, le collaborateur paie avec une carte de l'entreprise et la dépense est capturée à la source. Plus de remboursements à gérer, un contrôle en temps réel, mais un coût par carte et une dépendance à l'écosystème de paiement de l'éditeur.
Le module intégré (Qonto côté banque, Cleemy côté suite RH) évite un outil de plus : si vous êtes déjà client de la plateforme, l'ajout est naturel. La contrepartie est l'enfermement : ces modules ne se choisissent pas seuls, ils suivent le choix de votre banque ou de votre SIRH.
Particularité de ce marché : Expensya, Spendesk et Mooncard ne publient aucun tarif, et Jenji ne chiffre pas son offre entreprise. Trois réflexes avant de signer. D'abord, faites chiffrer le coût complet : abonnement, mais aussi frais par carte, options (archivage, intégrations) et frais au volume de transactions. Ensuite, exigez le prix à votre effectif réel et à l'effectif que vous prévoyez dans deux ans, les grilles dégressives réservant parfois leurs bons tarifs aux gros volumes. Enfin, comparez avec les prix publics du marché : N2F (5,10 € HT), Pleo (4 €) et Cleemy (5,81 € HT) donnent un ordre de grandeur de ce que la fonction vaut réellement par utilisateur.
Questions fréquentes
Existe-t-il un logiciel de notes de frais gratuit ? Oui, un seul dans notre comparatif : Jenji Solo, réservé aux indépendants, avec traitement automatique des reçus et indemnités kilométriques. Pour une équipe, aucune offre gratuite pérenne n'existe : les tickets d'entrée les plus bas sont Pleo (4 €/mois) et N2F (5,10 € HT/util./mois).
Peut-on jeter les reçus papier une fois scannés ? Uniquement si votre outil propose un archivage à valeur probante conforme aux exigences fiscales, et que l'option est activée. Dans notre comparatif, N2F l'affiche explicitement en option (1,50 €/util./mois) ; la plupart des autres éditeurs ne documentent pas publiquement ce point : posez la question avant de signer, et dans le doute conservez les originaux.
Carte de paiement ou remboursement classique ? La carte (Pleo, Mooncard, Spendesk) supprime l'avance de frais et capture la dépense à la source : idéale pour les équipes qui dépensent souvent. Le remboursement classique via un logiciel dédié (N2F, Jenji) reste plus simple si vos frais sont occasionnels ou dominés par les indemnités kilométriques.
Pourquoi tant d'acteurs ne publient-ils pas leurs prix ? Parce que leur modèle mêle abonnement, frais par carte et frais au volume, et que le devis permet d'ajuster la marge à chaque client. C'est un critère de choix en soi : notre classement valorise la transparence tarifaire, et les prix publics de N2F, Pleo ou Cleemy vous servent de référence de négociation face aux offres sur devis.
